Veel gestelde vragen evenementen

Wat is een evenement?

Een evenement is elke voor het publiek toegankelijke verrichting van vermaak. Dit betekent dat het evenement plaatsvindt binnen een bepaalde tijd en in een bepaalde omgeving. Tijdens de gebeurtenis kunnen risico’s ontstaan voor de gezondheid van mensen, schade aan natuur & milieu en materiaal. Afhankelijk van de grootte van het evenement moeten er maatregelen en voorzieningen worden getroffen.

Wie is verantwoordelijk voor het evenement?

U ben als organisator zelf verantwoordelijk voor het houden van het evenement. De organisator is degene voor wiens rekening en risico een evenement plaatsvindt. Het evenement moet wel voldoen aan de regels die de gemeente er aan stelt. De regels voor het houden van een evenement staan in de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) van de gemeente. Die is vastgesteld door de gemeenteraad.

Hoe zit het met de aansprakelijkheid van het evenement? 

Wanneer ondanks alle voorzorgsmaatregelen tijdens het evenement een deelnemer of toeschouwer letsel of schade oploopt, kan het zijn dat u als organisator van het evenement hiervoor aansprakelijk bent. Of u als organisator aansprakelijk gehouden kan worden voor het uitkeren van een schadevergoeding, hangt af van de vraag of en welke zorgplicht u heeft geschonden aan het veilig verloop van het evenement. Kijk voor meer informatie over aansprakelijkheid bij evenementen in de factsheet die VNG heeft opgesteld.

Wat zijn de regels voor het inzetten van verkeerregelaars?

Gaat u verkeersregelaars inzetten tijdens uw evenement? Verkeersregelaars zijn mensen die het verkeer regelen en zorgen voor de veiligheid van weggebruikers. Dit zijn de regels voor de verkeersregelaars:

• De organisator van een evenement stuurt het inzetplan naar de gemeente voor goedkeuring. 
• De organisator van een evenement maakt het evenement aan op de website www.verkeersregelaarsexamen.nl(link is extern) van het SVNL (stichting Verkeersregelaars Nederland). Na goedkeuring van de gemeente kan de organisator personen opgeven voor de instructie.
• De gemeente waar het evenement plaatsvindt stelt de verkeersregelaars aan
• De gemeente stelt alleen verkeersregelaars aan als ze zijn geslaagd voor de insructie. 
• De aanstelling is 12 maanden geldig
• De taak als evenementenverkeersregelaars mag uitgevoerd worden vanaf 16 jaar

Er kan een inzetlijst worden gedownload.  Op deze lijst staan alle bevoegde en aangestelde verkeersregelaars voor dat evenement vermeld.

Er is schade aan gemeentelijke eigendom ontstaan tijdens het evenement. Wat zijn de spelregels?

Bij de meeste evenementen die plaatsvinden maken organisatoren gebruik van de openbare ruimte en daarmee vaak ook van gemeentelijk eigendom. Het gebruik van die ruimte moet netjes gebeuren. Voorkomen moet worden dat er schade optreedt en er rommel achterblijft. Maar schade valt niet uit te sluiten. De gemeente Noardeast-Fryslân stelt dat de organisator verantwoordelijk is voor eventuele schade ontstaan aan gemeentelijk eigendom (of dat van anderen).

U moet vooraf bepalen of er al sprake is van eventuele schade aan het te gebruiken terrein. Dat doet u als organisator door voorafgaand aan de opbouw van het evenement eerst zelf een schouw te doen. Mocht u constateren dat er schade is, dan kunt u direct contact opnemen met de gemeente. De schade wordt middels foto’s vastgelegd als bewijsmateriaal. Na afloop van het evenement controleert de gemeente samen met u of de locatie schoon en schadevrij is opgeleverd. Indien er schade is, dan maakt de gemeente foto’s van de schade en handelt deze af met de organisator.

Heeft de gemeente een vrijwilligersvergoeding? 

De gemeente Noardeast-Fryslân heeft een VNG vrijwilligersverzekering met plus optie. Dit betekent dat de vrijwilligers van uw organisatie verzekerd zijn, mits de gemeente een vergunning heeft verleend voor het desbetreffende evenement. Op de volgende link vindt u meer informatie.

Evenementenbeleid

De gemeente heeft sinds 2021 een evenementenbeleid. Hierin staat niet alleen de ambitie beschreven, maar ook hoe het proces rondom het verlenen van de vergunning gaat en wat er van de organisatie wordt verwacht op het gebied van veiligheid. Het beleid kunt u hier lezen.

Heeft u vragen over het evenementenbeleid van de gemeente? Dan kunt u contact opnemen met de evenementencoördinator Ronald Leijstra via r.leijstra@noardeast-fryslan.nl

Wanneer moeten we als organisator zorgen voor toiletvoorziening op de evenementenlocatie?

Evenementen waarbij (alcoholhoudende) dranken worden geschonken moeten beschikken over voldoende sanitaire voorzieningen. Als organisator moet u zorgen voor voldoende voorzieningen: een dames- heren en gehandicaptentoilet per 150 bezoekers. Wildplassen moet te allen tijde worden voorkomen. In plaats van toiletten voor de mannen kan in dit geval ook gekozen worden voor plaskruizen. Deze gelden als vier toiletten. Daarnaast geldt dat:

• De heren- en damestoiletten duidelijk en herkenbaar van elkaar gescheiden moeten zijn
• De locatie waar de toiletten zich bevinden goed verlicht moet zijn
• De toiletten zodanig geplaatst moeten worden zodat deze toegankelijk zijn en niet om kunnen vallen
• Er altijd voldoende toiletpapier aanwezig moet zijn
• De toiletten gedurende de activiteit gereinigd moeten worden

Let op!

Lozing op het oppervlaktewater is nooit toegestaan. Afvalwater moet geloosd worden op de gemeentelijke riolering middels een passende voorziening. Indien dit niet mogelijk is dan moet de organisator een voorziening treffen zodat geen lozing op het oppervlaktewater plaatsvindt en afgevoerd wordt naar een daarvoor bestemd inzamelpunt. Dit geldt met name voor toiletwagens/tapinstallaties/bakkramen.

Hoe herkent u een veilig springkussen?

Een springkussen moet voldoen aan NEN-EN14960: 2019 (nieuwe norm). Dit houdt in dat bij het opblaasbaar speeltoestel een keuringscertificaat hoort. Er wordt gesteld dat het toestel jaarlijks moet worden gecontroleerd. Indien een toestel niet beschikt over een keuringscertificaat adviseren wij u het toestel niet op te stellen.

U heeft een springkussen (met keuringscertificaat) ingehuurd voor uw evenement:

• Zorg altijd voor toezicht: let goed op als een kind op een kussen speelt. Want kinderen doen nu eenmaal onverwachte dingen
• Zorg ervoor dat het kussen stevig is, vast zit in de grond en niet weg kan waaien of omvallen als er meerdere kinderen op spelen
• Check de ondergrond waarop het kussen staat. Zorg dat er bijvoorbeeld kussens of matten op de grond liggen als een kussen op straat staat
• Of zorg in ieder geval dat kinderen niet over de hoge randen van het kussen kunnen klimmen

Hoeveel beveiligers zijn er op ons evenement nodig?

Veel organisatoren zetten beveiligers in bij een evenement. Met name bij muziekfeesten zoals tentfeesten worden beveiligers ingezet. Wij gaan bij het aantal beveiligers uit van 2 per 500 bezoekers. Bij elke 250 bezoekers komt er 1 beveiliger bij. Dit is een richtlijn. Als gemeente kunnen we (afhankelijk van de locatie, ervaring of ontwikkelingen) meer beveiliging eisen.